日々の業務でスケジュール管理は大事ですよね。忙しいあなたは特に。
今回はスケジュールの管理方法を、組み立て方から作業方法のオススメまで色々まとめました。
スケジュールは手帳派？スマホ派？
皆さんはスケジュール管理していますか？手帳もヨシ。googleカレンダーもヨシ。ジョルテもヨシ。電車に乗ればスマホやタブレットで確認している人、手帳で確認している人…。忙しそうな人ばかりですよね。
スケジュール管理の仕方で、効率よく作業ができないかと悩む方も多いと思います。それと同時に、自身のスケジュール管理が確立している方も多いと思います。重要なんですよね。やっぱり。
今回は、基本となるスケジュールの組み立て方を見て行きましょう。
スケジュール管理のコツ 組み立て方
では、最初にまとめから。
- 一ヶ月の作業内容を、全て一覧に書き出す。
- 優先順位を決める。
- 一つの作業ごとに、締切日を決める。本来の締切日より一日は短く設定。
- 一つの作業ごとに、中間日を決める。
- 一つの作業ごとに、かかる時間や日数をイメージする。
- 中間日までの、作業を決める。
- 中間日までの作業を、日割りで設定する。
- 中間日から締切日までの作業を、日割りで設定する。
- 全ての予定には、すきま日時を作る。
- 全てのスケジュールを、前倒しで作業をすすめる。
1つずつ見て行きましょう。
一ヶ月の作業内容を、全て一覧に書き出す。
この作業がないとスケジュールが組めませんね。まずは、今月にどれだけの作業があるのか確認作業もふくめ洗い出します。
ここでぐったりする方も多いですよね。でも大丈夫。細かく効率よく設定すれば全て終わりますから。
優先順位を決める。
申し訳ないけど順番を決めさせて頂きます。ランキングが低い業務さん。ごめんなさい。
- 締切日が決まっている仕事
- 締切日を自分で決められる仕事
- すきま時間にできる仕事
こんな順番で決めるのが良いと思います。
締切日が決まっていない仕事は多少の融通もきくので、スケジュールも変動が可能です。ですが、おしりが決まっている仕事に関しては最優先で取り組みましょう。
一つの作業ごとに締切日を決める。本来の締切日より一日は短く設定。
こちらは、締切日が決まっている決まっていないは関係なく、全てにゴール地点を設定しましょう。
わたしは特にですが、楽な方に行きたがりますよね。ゴールが決められていないとついつい後回しでいつ迄たっても終わりません。
『仕事が遅い…』『終わらない…』どうなります？
後々、山積みになった仕事と戦いが始まります。無理をすればミスも出るし身体はボロボロ…。これは避けたいですね。
あとは、締切日を数日、前倒しに設定しておくこと。
前倒しで終わらせる事で、終わった日から本来の締切日までの間に確認ができます。結構あるのですが、終わった日と次の日では、違う見え方も出来たりするものです。作業に没頭している時には気づかないことがあります。その修正に必要です。
一つの作業ごとに、中間日を決める。
こちらは、一ヶ月のスケジュールを一気に日割りで設定するのは組みづらく、中間締切日と締切日に分けることにより組みやすくなります。
ゴール前に、目標地点と確認地点を作ります。
一つの作業ごとに、かかる時間や日数をイメージする。
これは非常に重要です。
自身の経験とスキルの把握が出来ていないと、しっかりイメージ出来ませんが、この作業の精度によって力の入れ具合と抜き具合に差が出てしまいます。
中間締切日まで、最終締切日までを、日割りで設定していくので時間をかけてでもココはしっかりイメージして下さい。
いつもイメージしていたより時間がかかった。早く終わった…。などが多い方は、時間を見える化する方法で仕事に使っている時間を把握することをオススメします。
時間を見える化する方法は
『togglの使い方と導入方法｜時間管理で忙しさから卒業だ』で詳しく紹介していますので、合わせて是非見てください。
下にもリンクを貼っておきますね。
中間日までの、作業を決める
ここからは具体的に設定していきます。
作業が10あれば、6までの作業を中間日までの作業に設定する事をおすすめします。まずはスケジュールから前倒しを少しだけ。
最悪、中間締め切り日の作業が達成できなくても6までの設定ですから大丈夫。
中間日までの作業を、日割りで設定する
ここで記載するまでもないですが、中間締切日の業務から逆算して日割りで設定してください。
この時も、今まで説明してきたことを細分化し設定していけば、きちんとしたスケジュールが組めると思いますよ。
中間日から締切日までの作業を、日割りで設定する
こちらも同じです。中間締切日から締切日までを、逆算で設定ですね。
全ての予定には、すきま日時を作る
これは、非常に重要です。
いままで説明してきた事が全て出来れば問題無いですが、ロボットではありません。
時には新たに急な業務もあるでしょう。時には気が進まない日もあるでしょう。時には雑談も必要でしょう。時にはイメージしていたより作業内容が多い事もあるでしょう。
臨機応変に対応できなければ、ビジネスマンではありません。
きつい言い方をします。ごめんなさい。
与えられた業務しか出来ないのであれば、あなたと同じだけの経験がある方であれば、あなたでなくても出来ますから。求人募集でもすれば、この不景気いくらでもスキルが高い人材が集まります。
もし…すき間がないほど忙しいと言う方は、どの作業を今まで以上に効率化する必要があるのかを見つめ、しっかり改善していく必要があります。
まわりにいませんか？要領がよく作業が早い方。なんで早いのでしょう？
時間を見える化する方法を行えば、少しずつ解決できると思いますよ。是非、やってみてください。
全てのスケジュールを、前倒しで作業をすすめる
この通りです。前倒しをして損することは何もありません。ゴールまで突き進んで下さい。
今までご説明したことを行うと、当然ですが最初は必ず上手くいかない箇所が出てくると思います。予定の締め切りまでに作業が終わらなかったなど。
それを、何故予定通りにならなかったのか。を毎回考え修正していくことを数回繰り返せば、予定が大きくブレることも無くなってきますよ。
作業効率をあげる、業務のすすめ方
では、わたしが実践していて作業効率があがる方法をご紹介します。
一日の作業を、細かい順番で作業する。
具体的に説明します。
一日の作業が3つあったとします。だいたいの方は1の作業が終わったら2の作業。2の作業が終わったら3の作業。と進めますよね。
これを
- 1の作業の途中で2の作業。
- 2の作業の途中で1の作業に戻る。
- 1の作業の途中で3の作業…
こんな進めかたです。
めちゃくちゃに感じるかもしれませんが、非常に効率よく仕事が出来ます。なぜかと言いますと、集中力を切らさないで作業ができるからです。
集中力が無くなりそうになったら作業内容をかえる事で、集中力を保つことが出来ます。脳をだましている。とでも言うのでしょうか。
以前に『1日30分を続けなさい!』と言う本で知ったのですが、作業をして考えながら進めていくと脳は痛みを感じます。痛みを感じてくると集中力が切れてきます。ですが、脳は今の作業に痛みを感じているので、他の作業をする事によって新たにリセットされるそうです。
集中力が切れる前に、他の業務に移しながら進めることによって脳に痛みを感じさせることなく、集中力をある程度伸ばすことが出来ます。
集中力が切れてクタクタになる前に、他の作業に変えて脳をリセットさせてしまう。
私はいつもタイマーを使って、45分で次の作業、20分で最初の作業に戻る…みたいな感じで、ぐるぐる回しながら作業をしています。とは言っても途中で休憩のリフレッシュは必要ですよ。
実践しているので言えますが、騙されたと思って一度試して下さい。作業効率上がりますから。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
スケジュールに関しては、ただ埋めているだけでは自己満足でしかありません。
- 全体作業の把握。
- 作業時間の推測。
- 細かな日別の細分化。
- すき間時間。
これが計画出来ないと、いつまでも時間に追われて終わります。
他でも言われている事も多いと思いますが、一度、自身のスケジュールを見直していただくキッカケになれば嬉しいです。
集中力の高め方や切れる前に作業を移すのに、私が使っている無料のツールがあります。仕事の時間を見える化して、日々の業務の検証するのに使っている無料ツールもあります。こちらは即効性がありますよ。
下の参考サイトから見れますので、是非マネして下さい。
あまりにも作業が早くなりすぎて、やらなくても良い仕事を押し付けられないことを祈ります。
作業効率に役立つ参考サイト
- ビジネスマインドとは…仕事のプロ意識を人気ラーメン屋から学ぼう
- 無料のカウントダウンタイマー(PC)で時間管理！おすすめと使い方
- togglの使い方と導入方法！時間管理で忙しさから卒業だぜ
- f.lux 設定と使い方のおすすめ｜PCメガネでブルーライトは古い
- キングソフトのセキュリティ｜評判は無料でも良いが…使った結果
少しのお役に立てば嬉しいです。
ありがとう。aki
